Красный Луч

Официальный сайт Администрации города

2021 год, по инициативе Главы Луганской Народной Республики
Леонида Пасечника, объявлен Годом Владимира Даля

Об актуальных вопросах в сфере архивного документооборота в интервью с начальником архивного отдела администрации города Красный Луч Викторией Николаевой

06.06.2019 Просмотров: 280

 

 — Виктория Игоревна, много ли жителей обращается в городской архив за подтверждением документов?

— По состоянию на конец мая 2019 года в архивный отдел Администрации города Красный Луч поступило почти 900 запросов социально-правового характера, из них около 600 заявлений было принято через Центр предоставления административных услуг администрации города Красный Луч, 315 запросов Пенсионного Фонда, все запросы исполняются в срок, и практически все с положительным ответом.

 — С архивами каких предприятий вы работаете?

— Прежде чем обратиться в архивный отдел для подачи заявления, необходимо выяснить действующее ли предприятие ныне, и работающее оно или нет, так как у нас архив ликвидированных предприятий.

 — Виктория Игоревна, расскажите о порядке подачи запросов?

— Согласно Порядку исполнения архивами запросов юридических и  физических лиц, на основании документов и оформления архивных справок, архивных выписок, архивных копий, архив рассматривает и исполняет запросы, поступившие в письменной форме на имя Главы Администрации города Красный Луч в Центре предоставления административных услуг, который находится на первом этаже городской администрации в Красном Луче по ул. Коммунистическая, 33. Запрос физического лица может касаться самого заявителя, лиц, находящихся на его иждивении, под опекой или попечительством, его умершего мужа (умершей жены), близких родственников по прямой линии.

График личного приема граждан в архиве доводится к сведению путем размещения публикаций в средствах массовой информации, на информационных стендах, на официальном сайте администрации.

При поступлении повторных запросов, специалистами архивного отдела проверяется соответствие содержания сведений ранее выданной архивной справки сведениям, содержащимся в документах, и в случае выявления дополнительной информации, архив включает ее в архивную справку, которая будет выдаваться повторно.

Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архиве архивных документов, в течение 5 дней с момента его регистрации, направляется в другой архив или организацию, где могут храниться необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя, или ему дается соответствующая рекомендация.

В случае, если запрос не содержит данных, необходимых для принятия обоснованного решения архивом, он в тот же срок возвращается заявителю с соответствующими разъяснениями.

 — Виктория Игоревна, принимаются к исполнению обращения и запросы по электронной почте?

— Да, при поступлении в архив интернет — обращения (запроса) с указанием адреса электронной почты, заявителю направляется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению или мотивированный отказ в этом. Принятое к рассмотрению обращение (запрос) распечатывается, регистрируется, и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном законодательством порядке. Ответ на запрос оформляется на русском языке.

 — Каковы сроки рассмотрения запросов?

— Запросы исполняются архивом в срок не более одного месяца со дня их поступления, а те, которые не нуждаются в дополнительном изучении, безотлагательно, но не позднее десяти дней со дня их получения. Если в месячный срок решить поставленные в запросе вопросы невозможно, устанавливается необходимый срок для его рассмотрения, о чем сообщается лицу, подавшему запрос. При этом общий срок решения вопросов, поставленных в запросе, не может превышать сорока пяти дней. Запросы социально-правового характера исполняются архивом бесплатно.

Архивные справки о подтверждении трудового стажа оформляются только за тот период работы, сведения о котором имеются в документах архива.

Архивные справки о заработной плате оформляются на основании лицевых счетов, и других документов о начисленной и выплаченной заработной плате.

Архивные выписки и архивные копии оформляются в том же порядке, как и архивные справки. В архивной выписке название оригинала документа, его номер и дата указываются полностью, текст архивной выписки оформляется на языке оригинала документа.

Подготовленные архивом ответы на запросы (архивные справки, архивные выписки и архивные копии) направляются заявителям с сопроводительным письмом по почте простыми письмами или выдаются:

заявителю – при предъявлении документа, удостоверяющего личность;

его представителям – при предъявлении документа, удостоверяющего личность, и доверенности, оформленной в установленном порядке.

Также архивный отдел выполняет работу с юридическими лицами — источниками формирования архивного фонда, ведется работа по оказанию методической помощи по обработке документов, составлению описей, консультации по составлению научно-справочного аппарата к документам.

 — Виктория Игоревна, в Центре предоставления административных услуг по каким дням ведется прием запросов по архивным делам?

— Приемные дни по вышеуказанным запросам понедельник, среда с 8 до 17 часов, перерыв с 12 до 12:45, консультации можно получить ежедневно по телефонам Админцентра 2-00-16, 2-00-03, мобильный архивного отдела 072-160-51-04.

Беседовала Марина Василенко, начальник отдела информационной и внутренней политики администрации г. Красный Луч

© Красный Луч 2021