Красный Луч

Архивный отдел

   Начальник отдела:

Николаева Виктория Игоревна

  Адрес:

г. Красный Луч, ул. Магистральная, 2 (здание УПК) 1 этаж

  Телефон:

+380721605104,

 Адрес электронной почты:

otd.arhiv@krasnyluch.su

  График приема:

• Пн-чт. с 8.00 до 17.00

• Перерыв с 12.00 до 12.45

• Пт. с 8.00 до 16.00

• Перерыв с 12.00 до 13.00

• Приемные дни: понедельник, среда

Основными задачами отдела являются:

• принимает на хранение документы архивного фонда Луганской Народной Республики от учреждений, предприятий и организаций города, а также архивные документы от граждан и их объединений.

• принимает на хранение архивные документы и документы по трудовым правоотношениям от учреждений, предприятий, организаций города Красный Луч, которые ликвидируются  без определения правопреемника.

• проверяет работу архивных подразделений и делопроизводственных служб на предприятиях, в учреждениях и организациях, находящихся в зоне комплектования архивного отдела, независимо от формы собственности, с целью осуществления контроля за соблюдением сроков хранения архивных документов, требований относительно условий их хранения, порядка ведения учета и доступа к ним, предоставляет указанным подразделениям и службам методическую помощь в организации делопроизводства и хранения документов.

• информирует Администрацию города Красный Луч, Государственную архивную службу Луганской Народной Республики о фактах утери,  уничтожения, повреждения архивных документов, других нарушениях законодательства об архивном фонде Луганской Народной Республики.

• передает по согласованию Государственной архивной службе Луганской Народной Республики области в определенные сроки документы архивного фонда Луганской Народной Республики и справочный аппарат к ним для постоянного хранения.

• создает и совершенствует справочный аппарат к документам архивного фонда Луганской Народной Республики, документам по трудовым правоотношениям, хранящимся в отделе.

• информирует учреждения, предприятия и организации города о составе  и содержании документов, хранящихся в отделе, выдает документы архивного фонда Луганской Народной Республики для пользования физическим и юридическим лицам; публикует, экспонирует и в иной форме популяризирует архивные документы, а также выполняет другие функции, направленные на эффективное использование сведений, содержащихся в документах архивного фонда Луганской Народной Республики.

• выдает предприятиям, учреждениям, организациям архивные справки, копии и выписки из документов, хранящихся в отделе, гражданам, справки социально-правового характера.

• изучает, обобщает и распространяет опыт работы архивных учреждений.

СПИСОК ПРЕДПРИЯТИЙ, УЧРЕЖДЕНИЙ, ОРГАНИЗАЦИЙ ГОРОДА,  ЗАПОЛНЯЮЩИХ ПАСПОРТА АРХИВНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ

График приема документов Архивного фонда на государственное хранение на 2019 год

График проведения проверок работы служб делопроизводства, центральных экспертных, экспертных комиссий и архивов юридических лиц на 2019 год

График проведения семинаров

на 2019 год

ПАМЯТКА — РЕКОМЕНДАЦИЯ

по оформлению и предоставлению сопроводительных документов к справочному аппарату и нормативным документам, поступающим на рассмотрение Экспертной комиссии архивного отдела Администрации города Красный Луч Луганской Народной Республики

Данная памятка подготовлена с целью оказания методической помощи государственным органам, органам местного самоуправления, предприятиям, учреждениям, организациям города Красный Луч Луганской Народной Республики в правильном оформлении и предоставлении сопроводительных документов к справочному аппарату и нормативным документам, поступающим на рассмотрение Экспертной комиссии (ЭК) архивного отдела Администрации города Красный Луч Луганской Народной Республики.

Порядок оформления и предоставления сопроводительных документов к справочному аппарату и нормативным документам, поступающим на рассмотрение Экспертной комиссии (ЭК) архивного отдела Администрации города Красный Луч Луганской Народной Республики

Луганской Народной Республики

ЭК архивного отдела Администрации города Красный Луч ЛНР организует свою работу согласно годовому плану работы, утвержденному заместителем Главы Администрации города Красный Луч ЛНР.Документы, которые предоставляются на рассмотрение ЭК, направляются в архивный отдел Администрации города Красный Луч ЛНР с сопроводительным письмом руководителя юридического лица.В сопроводительном письме указывается информация о виде документа (опись дел, номенклатура дел, инструкция по делопроизводству, положение о ЦЭК (ЭК), положение об архиве, положение о службе делопроизводства, акт о выделении к уничтожению документов, не внесенных в Архивный фонд и т. д.), направляемого на рассмотрение ЭК архивного отдела Администрации города Красный Луч ЛНР; информация об одобрении документа ЦЭК (ЭК) юридического лица с указанием даты и номера протокола (приложение № 1).

При предоставлении на рассмотрение ЭК архивного отдела Администрации города Красный Луч ЛНР описей дел необходимо прилагать копию листа с итоговой записью и грифом одобренных ЭК архивного отдела Администрации города Красный Луч (одобренных/согласованных ЭПК Госархива ЛНР) описей дел за предыдущий период.

При предоставлении на рассмотрение ЭК архивного отдела Администрации города Красный Луч ЛНР акта о выделении к уничтожению документов, не внесенных в Архивный фонд, с внесением в него первичной финансовой и бухгалтерской документации, к нему прилагается справка о проведении проверки государственными налоговыми органами Луганской Народной Республики по вопросам соблюдения налогового законодательства, а для государственных органов, государственных фондов, бюджетных организаций, субъектов хозяйствования государственного сектора экономики, предприятий и организаций, которые получали средства из бюджетов всех уровней и государственных фондов или использовали государственное или муниципальное имущество, – ревизии, проведенной органами финансово-бюджетного надзора Луганской Народной Республики по совокупным показателям финансово-хозяйственной деятельности. Справка подписывается руководителем юридического лица и бухгалтером, заверяется гербовой печатью (приложение № 2).

Сводные описи дел и акт о выделении к уничтожению документов, не внесенных в Архивный фонд, предоставляются на рассмотрение ЭК архивного отдела Администрации города Красный Луч ЛНР единым пакетом.

Как исключение, ЭК может принять на рассмотрение документы неполным комплектом, например, только акт о выделении к уничтожению документов, не внесенных в Архивный фонд, в случае, если описи были одобрены и согласованы ранее, или описи дел без акта о выделении к уничтожению документов, не внесенных в Архивный фонд. При этом в сопроводительном письме даются соответствующие объяснения.К описям дел обязательно прилагаются историческая справка (дополнение к исторической справке) и предисловия к описям дел постоянного хранения и по личному составу.В случае предоставления на рассмотрение ЭК архивного отдела Администрации города Красный Луч ЛНР акта о недостаче дел (документов), внесенных в номенклатуру, необходимо также предоставить копии приказа о создании комиссии по служебному расследованию, справку о причинах отсутствия документов или дел, подписанную членами комиссии и руководителем соответствующего структурного подразделения, а также приказа о привлечении к ответственности лиц, виновных в утере документов или дел (в случае установления виновных лиц).Документы, предоставленные на рассмотрение ЭК архивного отдела Администрации города Красный Луч ЛНР, должны быть оформлены в соответствии с требованиями Инструкции и Правил.

К документам, которые направляются на рассмотрение ЭК архивного отдела Администрации города Красный Луч ЛНР юридическим лицом, прилагается копия утвержденного руководителем соответствующей организации протокола заседания ЦЭК (ЭК).

Протоколы заседаний ЦЭК (ЭК) юридических лиц необходимо составлять в соответствии с установленными требованиями. Содержание протокола ЦЭК (ЭК) должно быть полным, то есть отражать процесс обсуждения, высказанные мнения, замечания, предложения и т.д. (приложения № 3).

Документы на рассмотрение ЭК архивного отдела Администрации города Красный Луч ЛНР предоставляются непосредственно юридическими лицами, находящимися в зоне комплектования архивного отдела Администрации города Красный Луч ЛНР.

Секретарь ЭК проверяет наличие всех документов и их комплектность, правильность оформления. В случае недостачи необходимого количества экземпляров документов и ненадлежащим образом оформленных сопроводительных документов, секретарь в течение трех дней информирует об этом юридическое лицо, которое направило документы на рассмотрение ЭК архивного отдела Администрации города Красный Луч ЛНР. Если в течение 10 дней юридическое лицо не предоставляет в архивный отдел Администрации города Красный Луч ЛНР необходимые и правильно оформленные документы, секретарь ЭК направляет письмо с отказом в рассмотрении справочного аппарата либо нормативных документов на заседании ЭК за подписью председателя ЭК.

В случае необходимости доработки, направленных на рассмотрение ЭК документов, юридическому лицу вместе с экземплярами документов предоставляется ксерокопия заключения эксперта. После устранения замечаний документы повторно предоставляются на рассмотрение ЦЭК (ЭК) юридического лица, после чего направляются на рассмотрение ЭК архивного отдела Администрации города Красный Луч ЛНР.

При повторном направлении документов на рассмотрение ЭК архивного отдела Администрации города Красный Луч ЛНР обязательным является предоставление ранее правленого экспертом ЭК экземпляра документа.

Приложение № 1

ОБРАЗЕЦ

СОПРОВОДИТЕЛЬНОГО ПИСЬМА

Бланк организации

Начальнику архивного отдела Администрации города Красный Луч ЛНР

Фамилия, инициалы

_________________________ направляет на одобрение ЭК архивного отдела

(название организации)

Администрации города Красный Луч ЛНР следующие документы:

сводную номенклатуру дел на 20___ год, на ____ л. в 4 экз.;

инструкцию по делопроизводству, на ____ л. в 2 экз.;

положение об архиве, на ____ л. в 2 экз.;

положение о ЦЭК (ЭК), на ____ л. в 2 экз.;

опись № 1 (продолжение) дел постоянного хранения за ______ гг., в количестве ____ дел, на ____ л. в 4 экз.;

опись № 1 (продолжение) дел по личному составу за ________ гг.,  в количестве ____ дел, на ____ л. в 3 экз.;

акт № ___ от _______ о выделении к уничтожению документов, не внесенных в Архивный фонд за ________ гг., в количестве ______ дел (____ поз.), на ____ л. в 2 экз.

Вышеуказанные документы одобрены ЦЭК/ЭК ____________________

(название организации)

(протокол от _________ № ____).

Наименование должности

руководителя юридического лица                 _________       расшифровка подписи

(подпись)

ФИО исполнителя, контактный телефон

Приложение № 2

ОБРАЗЕЦ

СПРАВКИ О ПРОВЕДЕНИИ ПРОВЕРКИ ПО СОВОКУПНЫМ ПОКАЗАТЕЛЯМ ФИНАНСОВО-ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ

Бланк организации

СПРАВКА

Сообщаем, что проверка финансово-хозяйственной деятельности по вопросам соблюдения налогового законодательства в ____________________

(  название организации)

проведена _________________________________________________________

( название государственного налогового органа)

за период __________ годы, акт от _________ № ____.^*

Споров, возбуждения уголовных дел, открытия судами производств по делам не проводилось.

Документы за период __________ годы не содержат информации о финансовых операциях, подлежащих финансовому мониторингу.

Наименование должности

руководителя юридического лица                  ________              ________________

(подпись)                     (инициалы, фамилия)

М.П.

Главный бухгалтер                                _________              ________________

(подпись)                             (инициалы, фамилия)

ФИО исполнителя, контактный телефон

^*Для государственных органов, государственных фондов, бюджетных организаций, субъектов хозяйствования государственного сектора экономики, предприятий и организаций, которые получали средства из бюджетов всех уровней и государственных фондов или использовали государственное или муниципальное имущество – ревизия (указать название органа финансово-бюджетного надзора Луганской Народной Республики) по совокупным показателям финансово-хозяйственной деятельности за период __________ годы, акт от _________ № ____.

Приложение № 3

ОБРАЗЕЦ

ОФОРМЛЕНИЯ ПРОТОКОЛА ЗАСЕДАНИЯ

ЦЕНТРАЛЬНОЙ ЭКСПЕРТНОЙ (ЭКСПЕРТНОЙ) КОМИССИИ

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя юридического лица

_______  ______________

(подпись)   (расшифровка подписи)

«___» _______________ 20__ г.

М.П.

ПОЛНОЕ НАИМЕНОВАНИЕ ЮРИДИЧЕСКОГО ЛИЦА

(СОКРАЩЕННОЕ НАИМЕНОВАНИЕ)

ПРОТОКОЛ

заседания центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии)

«___»_______20__ г.                                                                                       № ___

г. ______________

Председатель – Фамилия И.О.

Секретарь – Фамилия И.О.

Присутствовали: Фамилия И.О членов ЭК (в алфавитном порядке)

Повестка дня:

1. О рассмотрении Положения о центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии).
2. О рассмотрении Положения об архиве.
3. О рассмотрении инструкции по делопроизводству.
4. О рассмотрении сводной номенклатуры дел на _____ год (___ поз.).
5. О рассмотрении описи № 1 (продолжение) дел постоянного хранения за ______ годы. (данный пункт касается организаций, в деятельности которых образуются документы Архивного фонда).
6. О рассмотрении описи № 1 дел длительного (свыше 10 лет) хранения за _______ годы.
7. О рассмотрении описи № 1-Л (продолжение) дел по личному составу за _______ годы.
8. О рассмотрении акта № ___ от ________ о выделении к уничтожению документов, не внесенных в Архивный фонд за __________ годы.

1. СЛУШАЛИ:

Фамилия И.О. – о рассмотрении Положения о центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) комиссии (наименование организации).

ВЫСТУПИЛИ:

Фамилия И.О. – Положение о центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) (наименование организации) разработано на основании Типового положения о центральной экспертной комиссии государственного органа, органа местного самоуправления; территориального органа государственного органа, другого учреждения, организации, предприятия, которые формируют Архивный фонд Луганской Народной Республики и имеют в сфере своего управления юридические лица, утвержденного постановлением Совета Министров Луганской Народной Республики от 02.08.2016 № 388 (Типового положения об экспертной комиссии территориального органа государственного органа, государственного и муниципального учреждения, организации, предприятия, не имеющих юридических лиц в сфере своего управления, утвержденного постановлением Совета Министров Луганской Народной Республики от 02.08.2016 № 389). Данное Положение предлагаю одобрить.

РЕШИЛИ:

Положение о центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) (наименование организации) одобрить и направить на рассмотрение ЭК архивного отдела Администрации города Красный Луч ЛНР.

2. СЛУШАЛИ:

Фамилия И.О. – о рассмотрении Положения об архиве (название организации).

ВЫСТУПИЛИ:

Фамилия И.О. – Положение об архиве разработано на основании Типового положения об архиве государственного органа, органа местного самоуправления, государственного и муниципального предприятия, учреждения и организации, утвержденного постановлением Совета Министров Луганской Народной Республики от 07.06.2016 № 295. Данное Положение предлагаю одобрить.

РЕШИЛИ:

Положение об архиве (наименование организации) одобрить и направить на рассмотрение ЭК архивного отдела Администрации города Красный Луч ЛНР.

3. СЛУШАЛИ:

Фамилия И.О. – о рассмотрении инструкции по делопроизводству (наименование организации).

ВЫСТУПИЛИ:

Фамилия И.О. – Инструкция по делопроизводству разработана на основании Типовой инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Луганской Народной Республики, утвержденной постановлением Совета Министров Луганской Народной Республики от 18.10.2016 № 562, и Правил организации делопроизводства, комплектования, хранения, учета и использования документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях, организациях, утвержденных постановлением Совета Министров Луганской Народной Республики от 21.03.2017 № 109/17. Данную инструкцию предлагаю одобрить.

РЕШИЛИ:

Инструкцию по делопроизводству (наименование организации) одобрить и направить на рассмотрение ЭК архивного отдела Администрации города Красный Луч ЛНР.

4. СЛУШАЛИ:

Фамилия И.О. – о рассмотрении сводной номенклатуры дел (наименование организации) на ____ год на ____ статей, из них с постоянным сроком хранения _____ статей.

ВЫСТУПИЛИ:

Фамилия И.О. – номенклатура дел составлена по структурному (функциональному) принципу, то есть разделами данной номенклатуры являются названия структурных подразделений (направления деятельности). Сроки хранения документов установлены в соответствии с Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов (ведомственными перечнями – при наличии).

Некоторые документы, внесенные в номенклатуру дел, отсутствуют в Перечне типовых документов, ведомственный перечень не разработан. В связи с этим предлагаю определить сроки хранения следующих документов:

РЕШИЛИ:

Сроки хранения документов, не внесенных в Перечень типовых документов, образующихся в деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов (ведомственные перечни), одобрить.

Сводную номенклатуру дел (наименование организации) на ____ год одобрить и направить на рассмотрение ЭК архивного отдела Администрации города Красный Луч ЛНР.

Председатель                             _________                               ________________

(подпись)                                       (инициалы, фамилия)

Секретарь                                   _________                               ________________

(подпись)                                       (инициалы, фамилия)

Список источников

1. Порядок создания и деятельности комиссий по проведению экспертизы ценности документов, утвержденный постановлением Совета Министров Луганской Народной Республики от 07.06.2016 № 296.
2. Типовая инструкция по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Луганской Народной Республики, утвержденная постановлением Совета Министров Луганской Народной Республики от 18.10.2016 № 562.
3. Правила организации делопроизводства, комплектования, хранения, учета и использования документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях, организациях, утвержденные постановлением Совета Министров Луганской Народной Республики от 21.03.2017 № 109/17.
4. Типовое положение о центральной экспертной комиссии государственного органа, органа местного самоуправления; территориального органа государственного органа, другого учреждения, организации, предприятия, которые формируют Архивный фонд Луганской Народной Республики и имеют в сфере своего управления юридические лица, утвержденное постановлением Совета Министров Луганской Народной Республики от 02.08.2016 № 388.
5. Типовое положение об экспертной комиссии территориального органа государственного органа, государственного и муниципального учреждения, организации, предприятия, не имеющих юридических лиц в сфере своего управления, утвержденное постановлением Совета Министров Луганской Народной Республики от 02.08.2016 № 389.
6. Типовое положение об архиве государственного органа, органа местного самоуправления, государственного и муниципального предприятия, учреждения и организации, утвержденное постановлением Совета Министров Луганской Народной Республики от 07.06.2016 № 295.
7. Методические рекомендации по оформлению и предоставлению сопроводительных документов к справочному аппарату и нормативным документам, поступающим на рассмотрение Экспертно-проверочной комиссии Государственной архивной службы Луганской Народной Республики, утвержденные приказом Госархива ЛНР от 15.10.2018 № 32.
8. Положение об Экспертной комиссии архивного отдела Администрации города Красный Луч Луганской Народной Республики, утвержденное распоряжением Главы Администрации города Красный Луч Луганской Народной Республики от 03.10.2016 № 797-р.